第一章  总  则

第一条 为了规范后勤管理处（集团）的档案工作，提高档案管理水平，有效利用和保护档案，充分发挥后勤档案在实际工作中的作用，根据《西安工程大学档案管理办法》，结合后勤管理处(集团)实际特制订本办法。

第二条  后勤管理处（集团）档案范畴是指后勤管理处（集团）在为学校提供后勤服务保障过程中所产生的各类具有保存价值的文字、图表、声像、实体等不同形式和载体的历史记录。

第二章  档案的归档类型、编号及归档要求

第三条  以后勤对校内和校外的文件为对象，如制度、报告、函、情况说明、会议纪要等材料，按照文件形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的文件作为一个整体，归入同一类档案进行集中存放。具体归档类型如下：

党群类（DQ）:学校党委下发以及后勤党总支日常工作中形成的具有保存价值的文字、声像等重要材料，其中包括后勤综治、党风廉政建设和精神文明建设等方面内容。

行政类（XZ）:学校下发的行政文件及后勤管理处（集团）在日常工作中形成的工作计划、报告、制度、会议纪要、总结等重要的并具有保存价值的文字、图表等文件材料。

财会类（CK）:后勤管理处（集团）各年度财务资料。

人事类（RS）：后勤管理处（集团）人事资料。

固定资产类（GDZC）:各年度后勤管理处（集团）和各部门购置或报废的固定资产统计。

工程项目类（GCXM）：后勤所属各部门在工程项目结算完成后，收集整理有关工程项目的合同及附属材料等重要的具有保存价值的文件材料。

零星采购类（LXCG):后勤所属各部门因发生零星采购类业务形成的询价记录、供应商报价资料、会议纪要等一整套资料。

服务引进类（FWYJ):后勤所属各部门引进服务类企业产生的招引相关资料。

招标采购类(ZBCG)：后勤所属各部门通过校招标办进行招标所发生的一整套资料，含递交给招标办的招标要求、报告、招标文件、响应文件、中标通知书、签订的合同等一整套资料。

其他类（QTL):后勤所属各部门举办的某专项工作、大型活动或重要事件产生资料、后勤所属各部门参加行业评比材料。

第四条 类目排列、档案编号的确定严格按照从总到分，从一般到具体的原则进行。档案编号依据档案分类号、自然年份、案卷号三部分组成。自然年份为档案形成的自然年，档案分类号为归档分类档案的首字母大写组成，如：党群类为DQ，案卷号中，m为归档后类目排列号，n为案卷排列后的流水号。具体模式为:DQ（代表党群类）--20XX-m-n。

第五条 归档文件材料的要求

（一）归档的文件材料须采用原件，分年度立卷，请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的计划，放在对应的第一年立卷；跨年度的总结，放在对应的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。

（二）归档的文件材料须质地优良，书绘或打印工整，声像清晰，规格统一，签字齐备，符合有关规范和标准。

（三）归档的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

（四）编排页号件号，装订的文件材料应统一在有文字的每页材料正面右下角，背面的左下角填写页号；不装订的对每份材料逐件编号。

（五）填写目录，每份档案须按目录表规定的项目逐项填写，目录表包含序号、文件标题（没有的须重新拟定）、责任人、时间；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写字迹要工整，文件目录须放在卷首。

（六）声像材料应用文字标出摄像和录音对象、时间、地点、中心内容和责任者。

（七）电子文件归档整理按年度以“件”为单位顺序，编制归档电子文件机读目录，集中刻录于耐久性好的光盘，光盘贴上写有文件题名、形成日期、文字存储格式和文字处理工具等内容的标签。

（八）文件材料的形成，必须符合文书处理的基本要求，特别禁止使用铅笔、圆珠笔书写。不同保管期限，不同密级的文件材料，须分别组卷。

第三章 档案的归档、保管、利用及销毁

第六条 档案的归档

（一）后勤各部门归档时间最迟在次年3月底以前，文件材料可以随时归档，后勤专项工作、重大活动或重要事件结束后，相关的材料需及时归档。

（二）后勤所属各部门的档案资料需指定专人进行负责，明确收集、立卷和移交责任，保证原始资料及单据齐全完整、标准、系统，密级档案必须保证安全。

（三）后勤所属各部门的档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和使用。

（四）移交与接收档案严格履行交接手续，填写移交目录及附件，交接双方在移交目录上签名，盖章，各执一份存查。

第七条 档案的保管

（一）后勤应当立卷归档的材料，必须按规定期限向后勤综合办公室移交，由档案管理人员在档案室集中统一管理，任何个人不得据为己有私自保存和任意销毁。

（二）档案保管应采用专用柜架，档案库房应当坚固可靠、清洁通风，有防火、防盗、防鼠、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防有害害气体等设施。

（三）档案管理员要定期检查档案，督促借出档案人员按时归还并作好检查记录，发现问题及时采取有效措施，确保档案完整和安全。

（四）档案如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。

（五）档案人员调动工作时，应在离职前办理移交，移交档案时，双方应根据移交目录清点核实，并履行签字手续。

（六）档案的保管年限参照《西安工程大学各类档案归档范围及保管期限》执行。

第八条 档案的利用

（一）档案的利用方式为查阅、借阅、复制、摘录、咨询、出具档案证明等。

（二）后勤所属各部门因工作需要可直接到后勤综合办公室资料室查阅本部门形成的档案，一般限于在资料室阅览，需借出时按规定履行手续。借出时间一般不超过7天，因特殊情况继续使用，应办续借手续。

（三）若需查阅非本部门档案或者涉密档案，除借阅者部门领导批准外，还需经过后勤管理处（集团）处领导批准。

（四）借阅档案必须爱护，对资料完整负责、保持整洁，严禁涂改，注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

第九条  档案的销毁

（一）后勤管理处（集团）任何部门或个人非经允许无权随意销毁档案材料。

（二）对超过保存期限的档案，档案管理人员需填写《档案销毁申请单》，经后勤管理处（集团）处长批准方可执行。

（三）经批准销毁的档案，档案管理人员须认真核对《档案销毁申请单》，由专人监督销毁。

第四章  档案管理人员及职责

第十条 后勤管理处（集团）综合办公室设立档案管理人员，负责档案收集和归档。

第十一条 档案管理人员须遵守国家和学校档案工作的各项规章制度，认真学习档案工作的专业知识，刻苦钻研业务，提高业务水平。

第十二条 档案管理人员须对收集的档案进行分类、整理、编制档案目录，有计划、有步骤地进行档案汇编，积极做好档案管理工作。

第五章  附则

第十三条 本办法由后勤管理处（集团）综合办公室负责解释。

第十四条 本办法自公布之日起执行，其他同类制度同时废止。

附：1.后勤管理处（集团）档案移交目录表    

2.后勤管理处（集团）档案借阅审批表

   3.后勤管理处（集团）档案销毁申请单

                                                                                                          后勤管理处（后勤发展集团）

                                                                 2023年11月13日